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La Gestion et le Suivi du courrier associés à
l'Archivage électronique des documents
Pyctorus est une solution de gestion et archivage des courriers. Tout secteur d'activité peut utiliser ce logiciel facile d'utilisation. il gère le courrier arrivé/départ, les documents associés. Il retrouve tout type de fichiers : texte, photos, images
, e-mail
etc - Ses fonctions : enregistrement, distribution, gestion des bannettes courriers entrants/sortants, contrôle et recherche, gestion de la sécurité et des codes d'accès
Pyctorus multi base de données il gére le courrier de différents services ou archive les dossiers d'années antérieures.
Certainement l'une des fonctions de Pyctorus Micro Courrier des plus intéressantes Il est possible de rechercher un courrier sur une partie d'un mot contenu dans l'objet
Possibilité d'identifier de façon particulière certains courriers, la gestion des réclamations
Il est possible d'indiquer de façon simple le niveau d'urgence du courrier
Gestion automatique du numéro Chrono du Courrier
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Pyctorus gère le suivi chrono, et le classement des courriers - COURRIERS ARRIVE/COURRIERS DEPARTS
Bon à savoir :
ajouter une annotation sur certains courriers ?
Cette fonction est sans limitation dans la saisie, et plus intéressant encore, il peut afficher une fenêtre de recherche pour retrouver un mot ou partie de mot contenue dans cet objet, comme un numéro de facture, un nom ou une référence, etc..
Comment affecter une bannette à une personne habilitée à gérer les courriers du service ?
Depuis le bouton de gestion des utilisateurs,(fonction administrateur), à la création de l'utilisateur, il suffit de cliquer sur l'onglet U.O pour sélectionner le Service ou Les services gérer par cette personne.
 Fonctionnalités Pyctorus
Questions/Réponses sur
les fonctionnalités de Pyctorus
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Courrier Arrivée/Courrier Départ : 4 onglets
- Contient les références du courrier : Son expéditeur, les dates, le type de document etc.
- Liste des contacts
- Gestion des réclamations
- Sous formulaire faisant apparaître la liste des contacts avec possibilité de les sélectionner
Dans les formulaires Arrivée et Départ onglet Référence externe
Permet de maintenir une liste de destinataires extérieurs à la société
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En début de l'onglet, se trouve un bouton, qui permet d'ouvrir une fenêtre faisant apparaître la liste des courriers restés sans réponse
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Courrier Départ
quelques fonctionnalités :
- Gestion des courriers annulés
- Gestion des réclamations
- Nature de la réponse : liste déroulante :
fax, lettre,téléphone,mail
- Service émetteur : table existante des services
- Titre et champ référence
- Champ oui/non Réclamation + table motif réclamation
- Détail réclamation
- Nature de la réponse : fax, lettre, téléphone, mail
- Ajout des tables : Redacteur - Secretaire - Service émetteur : table des services
- Zone de signataire du document. et les personnes habilitées à signer le courrier...
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* unités d'organisation * Gestion des Unités d'organisation * U.O prioritaire * droits des utilisateurs * Géo localisation du client * Fonction publipostage - Envoi d'un courrier type à tous les correspondants - document Scan
- répertoire d'archive *'Création des lettres types pour le publipostage
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* Gestion des utilisateurs * Gestion de la sécurité * Verrouillage des
courriers - Possibilité de verrouiller les courriers Arrivée et Départ documents d'archives, gestion des documents, entreprises, norme, ISO, France, systématique, exigences légales, enregistrements, conservation, justifier, manière efficace, papyrus
création, usage du terme, papier.
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